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卡片助力输入输出,工具我选 WorkFlowy

到今年二月,我用 WorkFlowy 便满三年。

2014 年春节由朋友推荐,我头次接触这款工具,从无所适从,到逐渐上手,再到欲罢不能每日必用,如今大有王子猷看竹「何可一日无此君」之想。它似男友,不对,胜似男友——观察我输入,知悉我输出,且配合默契。男友换了又换,三年来它却一直在(笑)。

工具探索图

期间经历学业+实习+志愿工作多管齐下、完成头疼的毕业设计、加入高认知负荷的创业公司,每个阶段难点不同,但 WorkFlowy 一直配合到位,助我过关斩将。我越发好奇,到底为什么,这个小工具可以叫我一直需要它?

直到去年三月,阳志平先生在一次答疑时提出:

知识创造,可以分成三个层级:卡片、文件到项目这三个层级。

知识创造层次的图

知识创造各层级的区别

卡片层级对输出来说有多重要?将作家理解为建筑师,你就明白——每次盖房子,比起从水泥等粗活干起,直接用预制材料来搭房子会更快更稳。普通人每次写作在干粗活,超一流作家如纳博科夫、钱钟书等,则是拼接卡片

拨云见日,我如梦初醒:文件、项目层级的输出一直相对顺利,原来在我多先输出卡片。

今天,我想和你分享的,便是 WorkFlowy 作为卡片层级的工具,如何更优雅地助力输入输出。

这三年,不少朋友在我的影响下开始使用 WorkFlowy ,我司 90% 以上同事也在用。但常出现这种情况:听完推荐大家纷纷注册 WorkFlowy ,刚开始都说好,但没多久就混乱不堪,不知如何处理自己记录的那么多内容,然后就不了了之,较少像我一直舒爽。我想这其中一定有一些特别的地方可以和你分享。

按照惯例,工具的基本功能我不赘述,毕竟一组「command + ?」快捷键就能知晓,网上也有海量攻略。今天主要交流的,是我一些特别用法,是这三年来不停尝试和迭代,越用越顺手的心得。谢谢这些技巧,令我可以从容应对认知负荷巨大的日常工作生活。

卡片工具怎么选

卡片虽叫卡片,形式并非必须方片。卡片层级,异在内容碎片,重在方便整合以输出文件层级甚至更高层级作品。如何选择卡片工具,我有以下偏好:

其一,为输出而设计,而非存储。啥叫为存储而设?看某某笔记就知道了:可以方便地接收来自各渠道的信息,存起来,久而久之,难逃储物间命运,越发臃肿杂乱。为输出而设,则不仅能友好创作,还需叫人没企图导入文章或文件。

其二,可全文检索。好不容易输出了这么多内容,不能全文检索轻松调取,再见。

其三,方便移动、组合和导出。写卡片写卡片,目的自在输出更高层级的作品,需易整合才宜创造。如果卡片不便导出,难以畅快接入创造文件、项目层级作品的环境,这不是舍本逐末么?

最后,能跨平台保存。个人设备越来越多,若不能跨平台使用,实难趁手。

以上,可用工具不少,比如看板工具 Trello 、协作工具 Spark 等。但个人偏爱 WorkFlowy ,无它,缘分而已。

WorkFlowy 助力输入输出

如果你还没用过 WorkFlowy ,可以先去 https://workflowy.com/demo/embed/ 体验 3 分钟。

WorkFlowy 功能简介

初见 WorkFlowy ,有人以为这是思维导图软件,有人当作 TODO List,你呢?

不管怎样,WorkFlowy 基础功能虽简,却不失为可供性(Affordance)极强的容器,应用场景无数。一如宜人的公园从不划死园区功用,只恰到好处地布上设施,却叫附近居民都能找到乐意停留的角落。

WorkFlowy 的用户故事

这些功能,如果你使用得当,甚至不会再想它增加什么。这不是玩笑,比如我,三年来从不用插件,也没想过需要它增加什么。刚还特意翻了它的 Feature Announcement ,2014 年 8 月后三年没更新,估计也与想不出必须新增什么有关……

基础功能了解完毕,用也。三年摸索,这几点给我助益颇大——

根据输入输出,划分使用区域

要想 WorkFlowy 用得顺手,最好划分使用区域,按你日常输入输出场景,留出经常停留的工作区,和其它区域。

比如我,日常一般如此输入输出:头天晚上或当天早晨列出今日待办,按处理顺序排序,做完后标注自己所用工时和成果链接;第二天整理成日报更新到团队自省界面;周末根据日报输出周报,汇总自己这一周的进展,分析时间分配是否符合所任角色期待;日常难免有一些临时接到的任务,或忽然想起的事情,不时记录一些讨论内容或阅读笔记,还经常有一些议题/项目需要思考梳理和输出。

这样一分析,于我,工作区最舒服的尺度,是以周为单位。便在 WorkFlowy 里创造单位节点,并逐步摸索出工作用的每周 WorkFlowy 模板 :结合周报所需内容,创建每周模板,以便随时积累记录,也便安排日程及检视。一些固定发生的日程,比如周一早上的管理组会、周二的团队周会,也直接放到模板里,提醒自己,也省去重复创建的麻烦。

我的每周工作梳理模板(可用上下键查看)

日常临时接到或忽然想起,但又难以立马想到安排在哪天,或实在太零碎不适合写进日报的事情,我则会及时记录在碎片清单的节点下;早晨规划日程或临时空闲,便会查看碎片清单,处理划掉一些事项。

那些需要记录的讨论内容,需要思考梳理和输出议题或项目,则在当周次级节点下任意发挥(即在周会节点后敲回车新建对应节点)。比如周会这个节点下,我一般记录想讨论的议题和纪要。

此外,当周需记录的讨论,要思考梳理和输出议题或项目,我也随时记录在当周单位节点下,如果下周还会用到,则会把要用的内容挪到下一周的节点下;如果节点内容已输出为某个文档或文件,我则会把相应链接备注在节点下;如果某个内容要持续积累调用,我便把这个节点的内容拖动/复制到 工作台之外,持续积累。

内容如此繁多,我一般按 周-月-年 来安排处理工作区,以便管理:

工作日志动图

那些可持续积累调用的内容,则移到工作区之外。比如:

其它区域动图

你也许会喊,一个层级下节点如此多,怎么记得过来!于我,这不是我的工作台,很少长久于此停留,且可检索关键词,就算早超人类大脑最舒适的 4*5 层级,节点再多也无妨。

至于工作以外的内容,我也按自己的兴趣和输入输出的需求,随心创建节点积累卡片:

其它区域动图

当然这些也都是随心调整,没有绝对标准,只求想输出时能快速找到合适位置写下,想调用时能即时调取。

善用拖动,积累、整合碎片想法

工作生活免不了各种信息涌入,不少人有类似烦恼:要记个什么东西时,就打开一个文档或在某某笔记里新建一个页面,过段时间,即使有主题相近的内容,也重复上述动作。久而久之,文档越来越多,不仅重复,更悲催的是,大部分并不能马上使用(交付目标用户),且无心整理。

有此困扰,多因把卡片和文件层级的输出混同处理。

需知道,我们要用的,是文件层级的输出——交流协作多基于文件层级,绩效评定也多基于文件以上层级。只要这些层级的产出不乱、鲜有难产,信息再多,你也不会闹心。更何况(团队协作中)多次主题讨论后,呈现每次纪要不是目的也不重要,重要的是形成可用的行动方案、可交付用户的成果。

但一上来就做文件层级的输出,很难 —— 超一流作家如纳博科夫,也用卡片来助产。

而 WorkFlowy 就如一张空白画布,你可以任意创建节点,想到就写下,拖动、缩进、整合,随心定义、组合卡片,还呈现为最符合人脑认知特点的树形结构:

我提过多次的 MIT 认知科学家 Joshua B. Tenenbaum 发表在 PNAS 的论文( The discovery of structural form )中,比较了抽象知识的不同表征结构……最终还是意识到,人类的最佳知识结构是树形结构。只有树形结构,才是最符合人类认知特点的一种结构,从树的上一层到下一层,是具备唯一通道,便于大脑将知识从记忆底层快速提取出来,符合人类大脑是个认知吝啬鬼的特点;树又是兼具横向扩展与纵向扩展能力的最优雅的结构。 —— Zotero(2):作为知识管理工具的Zotero - 阳志平的网志

善用标签,提取局部关系

WorkFlowy 可以全文检索,检索关键词时可以把当前路径下关键词条目筛选出来,这不特别,所有检索功能都这样。但搭配树形结构,便能挖掘不少新玩法。

我常把常用关键词设定成标签,借助标签提取局部和整体的关系。举个例子:课程组委会每周多个角色协作,每个角色需要了解自己当周什么时候需要做什么,但并非每个角色都需关注所有本周所有角色的安排,那如何从整体快速剥离每个角色所需事务? WorkFlowy 帮了大忙:设定涉及角色为标签,只要一点击,便可看到这个角色每周所需要跟进事务:

动图展示

还可把筛选出的内容直接 export ,便可理出每个角色的检查清单:

单个角色检查清单图

再看一例:每周事务繁多,我想了解自己当周在各类事务上所花时间,以判断过去一周的时间分配是否符合角色定位。有 WorkFlowy ,这事很简单——之前提到,我每天都在 WorkFlowy 中记录工作日志,在日志里加上事务类别标签及所用工时;到周末复盘,点击各标签就可统计各类事务所用时间,相加还可知晓当周自己不是迷迷糊糊、有产出的时长。比如:

 WorkFlowy 统计动图

不过,若非有类似上述的特定目的,我几乎不用标签,一直没有用标签的习惯。且标签是云状结构,不符合人脑工作特点。详见 MIT 认知科学家 Joshua B. Tenenbaum 这篇被引用 330 次的论文 The discovery of structural form ,或阳志平先生在 Zotero(2):作为知识管理工具的Zotero - 阳志平的网志 的解读:

Tag 系统与树形结构相反,它实质上是非常违背人们学习与记忆提取的规律的。尤其当 Tag 更多是 Tag,而不是树形结构的时候。它是个云形结构,会随着时间变迁而动荡。记忆恰巧需要的不是这类时间动荡。

请别这么玩 WorkFlowy

用网页版而不是 App

不时遇到一些朋友用 WorkFlowy 网页版,网络不稳定、加载慢,扭头就跟我说,你推荐那玩意儿不好使啊……

呃。PC 请使用 WorkFlowy desktop App 。你遇到的那些问题是网页应用常有之痛,明知山有虎偏向虎山行,我也爱莫能助。

经常点进、退出节点

不少朋友用 WorkFlowy 时,常进入某个节点,以便保持界面清爽。这就不可避免退出节点再进入另一节点,而这其实特别占用工作记忆(working memory)——你得不停思考自己要找的东西在哪个层级,进入不对还得退出来重新再来,不出五回,就把自己弄晕,尤其节点较深、需要切换的节点较多时。

所以我一般保持全局视图。要看某个节点时展开就好,毕竟视窗就那么点,也看不到太多干扰,还方便上下滚动屏幕,查看或拖动节点。

如果的确有几个层级较深且常需切换的节点,我会 star 这些节点,然后利用 WorkFlowy switch between pages 的快捷键 CMD+; 切换:

hbworkflowystar2.gif

期望过奢,用于文件层级

时有朋友吐槽,WorkFlowy 这玩意儿写文章体验很糟糕啊,写一段一段的文字时体验很差。甚至国内有团队,改造 WorkFlowy 增加写文章、插图等功能开发了一款应用。

对此我只能笑笑,莫能强求。回到文初,输出可分成卡片、文件、项目三个层级,各层级有各自特点,也有各自匹配的工具,何必用卡片工具输出完整文章?

我一般只把 WorkFlowy 用于卡片层级,善用拖动和缩进,随时积累碎片想法;文件层级的输出,则转移到适合文件创作的界面。比如文章,会在 WorkFlowy 中梳理基本思路,export 到 MarkDown 编辑器中继续编辑,再通过 GitHub 保存或发布,比如本文,亦是如此 ,当然,过程会随时翻看 已有相关卡片

项目层级亦有章法,对应工具和工作流,咱们下次再聊 ;-)

小结

工具是辅助,输出作品才是目的。路漫漫其修远,愿你我都能找到各情境泰然处之之势 :)


PS.如果你看到这篇文章想注册 WorkFlowy ,欢迎使用我的邀请链接注册,哈哈你懂的:I’ve been using WorkFlowy to organize my life, and thought you might like it. If you want to check it out, here’s an invite link that gets you 2x more free space: https://workflowy.com/invite/181f4657.emlx

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